CODICE ETICO

Documento approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 22/09/2012

1.    Finalità e ambito di applicazione

È sempre rientrata nella normale prassi di Moleskine l'adozione dei più elevati standard etici nella conduzione degli affari della Società e nei rapporti con tutti i suoi interlocutori interni ed esterni ("stakeholder").
Lo scopo del presente Codice Etico (di seguito anche il "Codice") è riaffermare il profondo impegno della Società nell'assolvere ai più elevati standard di condotta legale ed etica nelle sue attività commerciali.
Moleskine nasce come marca nel 1997, riproducendo il leggendario taccuino degli artisti e intellettuali degli ultimi due secoli. Oggi, il nome Moleskine identifica una famiglia di oggetti nomadi: taccuini, agende, quaderni, borse, strumenti per scrivere, oggetti per leggere, dedicati alla nostra personalità mobile. Compagni indispensabili dei mestieri creativi e dell'immaginario del nostro tempo, in stretta connessione con il mondo digitale.
Moleskine S.p.A. (di seguito anche "Moleskine o "la Società)  è una azienda creativa in continua crescita. Conta oggi circa una vasta rete di partner e collaboratori. La sua sede principale è a Milano. Moleskine America, Inc. è l'affiliata americana con sede a New York, costituita all'inizio del 2008, Moleskine Asia Ltd è l'affiliata per Asia e Pacifico, con sede a Hong Kong, costituita alla fine del 2011, Moleskine Shanghai è stata costituita nel 2012.
Il presente Codice si applica a Moleskine SpA e i suoi destinatari sono pertanto i membri degli organi statutari, i procuratori, i dipendenti e i collaboratori della Società, i fornitori caratteristici, che contribuiscono alla catena del valore della Società, i partner commerciali, nonché tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, operano in nome e per conto della Società (d'ora innanzi, per brevità, i "Destinatari" e, singolarmente, il "Destinatario").
E' richiesto ai Destinatari di accettare e seguire i valori in esso rappresentanti.
Ai clienti è richiesto di prendere atto dell'adozione del Codice da parte della Società e di impegnarsi al rispetto dei valori in esso rappresentati, ritenendo questo aspetto di fondamentale importanza per il mantenimento del rapporto d'affari. Un'eventuale inosservanza dei principi previsti nel Codice da parte dei clienti sarà valutata anche ai fini della tutela dei diritti ed interessi della Società.
Tutti i Destinatari del presente Codice devono fare il possibile per evitare anche solo la parvenza di un comportamento illecito e sono tenuti ad aderire ai più elevati standard etici e legali e rispettare le leggi al fine di salvaguardare l'integrità e la reputazione della Società.

2.    Missione aziendale

Moleskine sviluppa, commercializza e vende prodotti destinati a creare, comunicare e condividere informazioni, saperi, passioni.
Il suo primario obiettivo è sostenere i propri clienti nell'espandere e condividere la creatività e la conoscenza, conservando e valorizzando  le specificità e qualità dei singoli.
Moleskine ha inoltre, l'obiettivo di essere riconosciuta e percepita come leader del proprio mercato; generare Valore, Positività ed Innovazione attraverso l'impegno di tutti i collaboratori, la correttezza dei comportamenti, l'eccellenza dei prodotti, la qualità del servizio. Questi fattori costituiscono le linee guida del lavoro della società e la base più solida per generare consenso, crescita, solidità e profitti per l'azienda, per gli azionisti, per i  dipendenti.
La Società si pone, nei confronti di un mercato sempre più esigente e competitivo, seguendo la linea dei suoi tradizionali valori di qualità, servizio, ricerca, design e sperimentazione

3.    Valori fondamentali

La Società si impegna a svolgere la propria attività sulla base dei seguenti principi:
Creazione di valore
Moleskine si impegna a coniugare valore economico e sociale con l'obiettivo di soddisfare nel tempo le legittime aspettative di tutti coloro che entrano in relazione con essa.
Innovazione
Moleskine si impegna  a contribuire allo sviluppo e al benessere della comunità in cui opera perseguendo l'obiettivo di introdurre ai diversi livelli organizzativi tutti gli aspetti dell'innovazione e di agire costantemente per la manutenzione e il miglioramento continuo delle proprie attività.

Responsabilità sociale e ambientale

Moleskine è da sempre attenta alle tematiche della sostenibilità, dalle quali trae alcuni tra i propri valori fondamentali.
La società è quotidianamente impegnata nel ridurre gli impatti ambientali diretti e indiretti correlati alle quotidiane attività negli uffici e dei processi produttivi che gestisce.
Sicurezza, qualità ed estetica
La qualità combinata ad un certo gusto estetico e sicurezza dei prodotti rappresentano primario impegno di Moleskine. La società  considera la bellezza, qualità e sicurezza dei prodotti come valori intrinseci di ciò che si produce.
Moleskine concepisce l'estetica in modo ampio: come cultura, libera creatività, spazio-tempo per il pensiero, l'immaginazione, l'emozione. La qualità è concepita in modo profondo: come cura attenta dell'insieme e del dettaglio, nelle cose e nelle relazioni. Dal concept al design, dalla scelta dei materiali alla produzione, dal luogo di lavoro allo stile di vita e di relazione con i dipendenti, i partner, il pubblico.

4.    Principi di condotta nella gestione aziendale

4.1    Conformità alle leggi
L'osservanza della legge, sia letteralmente sia nello spirito, è il fondamento su cui poggiano gli standard etici di questa Società. Tutti i Destinatari devono rispettare le leggi vigenti nei Paesi in cui essi operano. La Società non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio.
E' da considerarsi proibita qualsiasi condotta, messa in atto da soli o di concerto con altri, che possa integrare un comportamento rilevante di una qualsivoglia fattispecie di reato in generale e in particolare contemplata dal D.lgs. 231/01 e successive modifiche e integrazioni.
4.2    Prevenzione del conflitto di interessi
Moleskine in coerenza con i valori di onestà e correttezza, si impegna a mettere in atto le misure necessarie a prevenire ed evitare fenomeni di conflitto di interessi.
Una situazione di conflitto può sorgere quando un Destinatario intraprende iniziative o ha interessi che potrebbero rendere difficile svolgere il proprio lavoro o quello della Società con obiettività ed efficacia.
Di seguito alcuni esempi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
1.    Fare un investimento o avere un interesse materiale, come ad esempio occupare qualsiasi posizione – dirigente, funzionano, socio, consulente, impiegato, distributore o agente - in qualsiasi azienda concorrente o essere fornitore, cliente esistente o potenziale della Società o in qualsiasi impresa concorrente della Società. La proprietà di un interesse inferiore al cinque per cento in una società pubblicamente quotata in Borsa non è considerata materiale.
2.    Condurre transazioni commerciali con la concorrenza, fornitori o clienti per guadagno personale.
3.    Divulgazione o altro uso scorretto di informazioni confidenziali di qualsiasi tipo ottenute attraverso una colleganza tra dipendente e Società.
4.    Ottenere per sé o per altre persone qualsiasi opportunità commerciale che si ritiene o che si potrebbe ragionevolmente prevedere interessante per la Società.
4.3    Informazioni societarie e registrazioni contabili
La Società si impegna a far sì che ogni operazione e transazione sia correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima e sia possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento. Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all'effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell'operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l'operazione stessa.
Tutti i Destinatari devono assicurare la massima veridicità, trasparenza e completezza delle informazioni, sia verbali che documentali (cartacee e digitali), prodotte nell'ambito dello svolgimento delle attività, ciascuno per la parte di propria competenza e responsabilità.
In particolare, a tutti i soggetti che partecipano alla formazione dei dati contenuti nei bilanci, nelle relazioni aziendali e in tutte le comunicazioni sociali viene richiesto:
-    di mantenere una condotta improntata ai principi di correttezza, trasparenza, collaborazione e rispetto delle norme di legge nonché regolamentari vigenti al fine di fornire un'informazione veritiera e corretta in merito alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
-    assicurare la disponibilità di un'adeguata documentazione di supporto per ogni operazione, in modo da consentirne l'agevole registrazione contabile, l'individuazione di diversi livelli di responsabilità e la ricostruzione accurata.
4.4    Correttezza dei flussi finanziari
E' tassativamente vietata qualsiasi operazione che possa comportare la benché minima possibilità di coinvolgimento della Società in vicende di ricettazione, riciclaggio, impiego di beni o denaro di provenienza illecita.
I flussi finanziari devono essere gestiti garantendo la completa tracciabilità delle operazioni, conservando l'adeguata documentazione e sempre nei limiti delle responsabilità assegnate a ciascuno. A tal fine, è necessario rispettare i seguenti principi riguardanti la documentazione e la conservazione delle registrazioni:

- tutti i pagamenti e gli altri trasferimenti fatti da o a favore della Società devono essere accuratamente ed integralmente registrati nei sistemi contabili aziendali;
- tutti i pagamenti devono essere effettuati solo ai soggetti e per le attività contrattualmente formalizzate e/o deliberate dalla Società.

La Società mette in atto i necessari controlli per la verifica dell'autenticità del denaro contante incassato e utilizzato nell'ambito delle attività aziendali. E' richiesta ai Destinatari la massima diligenza e attenzione nella gestione del denaro contante per garantire che non venga incassato o speso denaro contraffatto.
4.5    Riservatezza delle informazioni e tutela della privacy
Moleskine assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal comunicare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti. I Destinatari sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l'esercizio della propria attività.
La Società garantisce, in conformità alle disposizioni di legge, la riservatezza dei dati personali e delle informazioni e predispone idonee procedure volte a garantire, tra l'altro il trattamento, la gestione interna e la comunicazione all'esterno di tali informazioni. I dati personali sono trattati con strumenti adeguati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
4.6     Beni aziendali e sistemi informatici
Ciascun Destinatario deve impegnarsi per salvaguardare i beni della Società, assicurandone l'utilizzo efficiente. Il furto, la negligenza e lo spreco hanno un impatto diretto sulla redditività della Società. Qualsiasi situazione di frode o furto sospettata deve essere riportata immediatamente per un'investigazione. Ai Destinatari è vietato utilizzare, direttamente o indirettamente, fondi e beni societari per scopi illegali o per raggiungere qualsiasi obiettivo illegale.
Tra i beni della Società, che i Destinatari hanno l'obbligo di salvaguardare, sono comprese le informazioni proprietarie. Per informazioni proprietarie si intende fra l'altro: proprietà intellettuale, tra cui segreti commerciali, brevetti, marchi di fabbrica e materiali di copyright; piani commerciali, di marketing e di servizio; ideazioni tecniche e progetti di fabbricazione; disegni, database, registri, informazioni relative alle retribuzioni e qualsiasi dato o rapporto finanziario non pubblicato. L'utilizzo o la distribuzione non autorizzati di tali informazioni costituirebbe una violazione della normativa della Società; potrebbe anche costituire un'azione illegale risultante in sanzioni civili o perfino penali.
4.7    Concorrenza leale
Moleskine intende superare la concorrenza, in termini di prestazione, con equità e onestà. E' vietato sottrarre informazioni proprietarie, possedere informazioni su segreti commerciali ottenute senza il consenso del proprietario o procurarsi tali rivelazioni da dipendenti passati o presenti di altre società. Ogni dipendente deve impegnarsi ad agire con equità nei confronti dì clienti, fornitori, concorrenti e dipendenti della Società, rispettandone i diritti. Nessun Destinatario deve approfittarsi ingiustamente di una persona attraverso manipolazione, occultamento, abuso di informazioni privilegiate, falsa dichiarazione di fatti importanti o altra pratica intenzionalmente sleale.
4.8    Operazioni personali
I Destinatari non possono utilizzare le informazioni privilegiate e di carattere confidenziale per effettuare operazioni personali direttamente o indirettamente, anche per interposta persona, per conto proprio o per conto di terzi. Non è inoltre possibile consigliare o sollecitare qualsiasi terzo, ad effettuare operazioni su strumenti finanziari utilizzando le informazioni di cui sopra.
4.9    Omaggi, regalie e altre forme di benefici
Nei rapporti di affari con i terzi è vietato ricevere o offrire, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, che siano di natura e valore tali da poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore e, comunque, non in linea con la normale cortesia di affari.

5.    Principi di condotta nelle relazioni con gli stakeholder

5.1    Dipendenti e collaboratori
Moleskine riconosce l'importanza dei propri dipendenti e collaboratori, come uno dei fattori fondamentali per il conseguimento degli obiettivi aziendali e adotta procedure e metodi di selezione, sviluppo, valutazione e  formazione improntati a garantire la massima correttezza e le pari opportunità senza discriminazioni di sesso, razza, età, orientamenti sessuali, credenze religiose e qualsiasi altro fattore. Le persone sono reclutate sulla base della loro esperienza, attitudine, competenze. Il reclutamento si basa esclusivamente sulla corrispondenza tra profili attesi e profili richiesti.
La Società gestisce le attività in conformità alla normativa cogente riguardante le condizioni dell'ambiente di lavoro impegnandosi a costruire un ambiente dignitoso e rispettoso per tutti. La Società considera inaccettabile qualsiasi tipo di violenza, molestia o comportamento indesiderato che violi la dignità della persona verso cui questi atteggiamenti siano rivolti. E' quindi vietata ogni forma di molestia sessuale, o riferita a diversità personali, culturali e religiose. E' inoltre richiesto a tutti coloro i quali osservino o siano vittime di una forma di molestia di informare le funzioni aziendali competenti o l'Organismo di Vigilanza.
La Società si impegna a diffondere e consolidare la cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi e la conoscenza ed il rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i lavoratori. Ogni dipendente e collaboratore non deve esporre gli altri a rischi e pericoli che possano provocare danni alla salute e all'incolumità fisica, ricordando che ciascun lavoratore è responsabile e deve agire con l'obiettivo di garantire una gestione efficace della sicurezza e della salute dell'ambiente di lavoro. Tutti sono coinvolti e quindi chiamati a rendersi parte attiva per migliorare costantemente le condizioni di sicurezza sul lavoro.
5.2    Soci
Uno degli obiettivi della Società è la valorizzazione dell'investimento dei propri azionisti, mediante il perseguimento di una politica di sviluppo e gestione dei rischi in grado di garantire nel tempo soddisfacenti risultati economici e la conservazione del patrimonio.
La Società è impegnata ad assicurare la massima trasparenza e tempestività delle informazioni comunicate agli azionisti, nel rispetto delle  normative applicabili.
5.3    Media e comunicazioni esterne
La Società si impegna a non diffondere notizie false o informazioni volte a fuorviare gli investitori e/o a provocare una sensibile alterazione del prezzo di strumenti finanziari e/o danneggiare società concorrenti e adotta a tal fine idonee procedure. I Destinatari sono tenuti al rispetto di tali procedure.
I rapporti con la stampa sono gestiti esclusivamente dai soggetti a ciò espressamente delegati.
5.4    Tutela dell'ambiente
L'ambiente è un bene primario che la Società si impegna a salvaguardare e, a tal fine, programma le proprie attività ricercando un equilibrio tra iniziative economiche ed esigenze ambientali, sviluppando il proprio business nel massimo rispetto delle normative ambientali vigenti e avendo sempre in considerazione i diritti delle generazioni future.
A seguito di un'analisi ambientale iniziale rivolta all'identificazione delle criticità ambientali, Moleskine ha implementato un programma di miglioramento rivolto, nello specifico, a perseguire i seguenti obiettivi ambientali:
- La diminuzione del consumo di materie prime, in particolare di carta
-L'efficientamento della struttura in termini di prestazioni termiche ed energetiche
-L'utilizzo di prodotti ecologici, biologici ed etici certificati
-La diminuzione / differenziazione dei rifiuti prodotti
-La sensibilizzazione e il coinvolgimento di tutti i collaboratori.
5.5    Clienti
Moleskine persegue il proprio successo d'impresa sul mercato italiano ed internazionale attraverso l'offerta di prodotti di qualità nel rispetto di tutte le norme.
Riconosce che l'apprezzamento di chi richiede i suoi prodotti è di primaria importanza per il proprio successo. Sono dunque forniti, con efficienza, nei limiti delle previsioni contrattuali, prodotti di alta qualità che soddisfano le ragionevoli aspettative e necessità dei clienti.
5.6    Fornitori e distributori
I rapporti con i fornitori e distributori della Società sono improntati al rispetto dei principi di correttezza, trasparenza e buona fede. La Società si impegna ad adottare criteri di selezione oggettivi, dichiarati e trasparenti e di osservare scrupolosamente le condizioni contrattualmente previste.
Il compenso da corrispondere a fornitori e distributori dovrà essere esclusivamente commisurato alla prestazione indicata in contratto e i pagamenti non potranno in alcun modo essere effettuati a un soggetto diverso dalla controparte contrattuale né in un Paese terzo diverso da quello delle parti o di esecuzione del contratto.
La condotta di Moleskine nelle fasi di approvvigionamento è improntata alla ricerca della qualità ed economicità e al riconoscimento di pari opportunità per ogni fornitore. I criteri di selezione dei fornitori sono improntati a correttezza e imparzialità di giudizio. La selezione si basa sulla valutazione della qualità ed economicità delle prestazioni, dell'idoneità tecnico–professionale, del rispetto dell'ambiente e dell'impegno sociale profuso.
Moleskine, pur in presenza di condizioni economiche vantaggiose, ritiene incompatibili fornitori e distributori che operano in settori e/o con modalità ritenute non compatibili con i valori espressi in questo Codice.
La Società adotta specifiche procedure che rendano valutabili i comportamenti dei fornitori al fine di individuarne la conformità agli standard internazionali in merito a rispetto dei diritti umani, dell'ambiente, delle prescrizioni in materia di sicurezza sul lavoro, così da individuare eventuali anomalie tali da pregiudicare il mantenimento della sua qualificazione.
Nel rapporto con i fornitori la Società ribadisce il divieto assoluto di qualunque comportamento o atto che possa essere collegato a reati afferenti l'associazione per delinquere.
5.7    Pubblica Amministrazione
I rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere gestiti soltanto dai soggetti a ciò espressamente delegati e sono improntati alla massima onestà e trasparenza; i comportamenti rispecchiano impegno e professionalità in ogni situazione in modo da garantire e proteggere l'immagine e la reputazione della Società.
I soggetti che nello svolgimento delle proprie funzioni dialogano o conducono trattative con la Pubblica Amministrazione, italiana o straniera, sono tenuti ad un atteggiamento chiaro, corretto e trasparente, e non devono in alcun modo influenzare le decisioni del dipendente pubblico in maniera impropria, né avere comportamenti illeciti (come offerte di denaro, altre utilità o favori professionali e personali) tali da alterare l'imparzialità e il giudizio del rappresentante della Pubblica Amministrazione.
5.8    Autorità pubbliche di vigilanza e organi di controllo
Le comunicazioni, le segnalazioni e le risposte a richieste inviate alle autorità pubbliche di vigilanza o agli organi di controllo devono essere predisposte nel rispetto dei principi di completezza, integrità, oggettività e trasparenza.
In occasione di verifiche o ispezioni, i Destinatari devono adottare un atteggiamento di massima disponibilità e collaborazione. E' vietato esporre fatti non rispondenti al vero ovvero occultare, con mezzi fraudolenti in tutto o in parte fatti da comunicare alle autorità ed è severamente vietato ostacolare consapevolmente, in qualsiasi forma le funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza o agli organi di controllo.
Al fine di impedire situazioni di conflitto d'interessi e garantire la massima trasparenza nello svolgimento delle attività ispettive, i rapporti con le autorità pubbliche e gli organi di controllo devono essere gestiti solo dalle funzioni aziendali a ciò espressamente delegate.

6.    Attuazione e controllo

All'Organismo di Vigilanza, nominato ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001 per l'attuazione del modello di Organizzazione, Gestione e Controllo aziendale è demandato il monitoraggio circa il rispetto delle norme del presente Codice Etico: nello svolgimento di tale funzione attiverà le procedure necessarie per le verifiche ritenute opportune.
La Società si impegna a promuovere la conoscenza del Codice da parte dei suoi Destinatari, e a predispone strumenti idonei ad assicurare la piena ed effettiva applicazione del Codice stesso.
Le presunte violazioni del Codice possono essere segnalate all'Organismo di Vigilanza, all'indirizzo e-mail organismodivigilanza@moleskine.com, il quale provvederà a valutare la segnalazione impegnandosi ad assicurare la riservatezza dell'identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge. Le segnalazioni presentate in buona fede non potranno comportare ripercussioni negative ai danni del segnalante anche nel caso in cui le stesse dovessero risultare infondate.
Ferme restando le sanzioni previste da provvedimenti normativi per violazioni di disposizioni in essi contenute la Società stabilisce le sanzioni che adotterà nei confronti dei Destinatari che abbiano tenuto comportamenti contrari alle indicazioni del Codice, da irrogarsi secondo il criterio di proporzionalità, in base alla gravità ed intenzionalità dell'infrazione commessa, tenendo anche conto dell'eventuale reiterazione degli inadempimenti e/o violazioni commesse.
Per dipendenti e/o dirigenti il rispetto del Codice Etico è parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro nella Società e ogni violazione al presente Codice, comporterà l'adozione di provvedimenti disciplinari, proporzionati alla gravità o recidività della mancanza o al grado della colpa, nel rispetto delle disposizioni contenute nei contratti di lavoro applicabili (in Italia della disciplina di cui all'art. 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300).
Per quanto riguarda gli altri Destinatari del Codice, la violazione delle disposizioni ivi incluse comporta l'adozione di provvedimenti proporzionati alla gravità o recidività della mancanza o al grado della colpa, sino alla risoluzione dei contratti in essere con gli stessi per giusta causa ovvero per inadempimento dei soggetti pocanzi indicati.