Aprobado por el Consejo de Administración
El Grupo Moleskine diseña, comercializa y vende una serie de objetos para la clase creativa y dedicados a nuestra identidad móvil: cuadernos, agendas, blocs de notas, bolsos, instrumentos de escritura y accesorios de lectura.
Moleskine es un Grupo creativo en continuo crecimiento.
La sede central se encuentra en Milán. La marca fue fundada en 1997, reproduciendo el tipo de cuadernos legendarios utilizados por artistas e intelectuales durante los dos últimos siglos: entre ellos Vincent van Gogh, Pablo Picasso, Ernest Hemingway y Bruce Chatwin; y desde el 1 de enero de 2007, Moleskine se ha convertido también en el nombre de la empresa propietaria de los derechos de marca a nivel mundial.
El enfoque de Moleskine siempre ha sido adoptar los más altos estándares éticos, tanto en la forma en que el Grupo hace negocios como en la forma en que interactúa con las partes interesadas internas y externas.
El propósito de este Código Ético es reafirmar el profundo compromiso del Grupo de cumplir con los más altos estándares de conducta legal y ética en sus transacciones comerciales.
Este Código es aplicable al Grupo Moleskine, y los siguientes Destinatarios están sujetos a sus disposiciones: miembros de los consejos de administración, apoderados, empleados y contratistas del Grupo, agentes, proveedores, socios comerciales y todos aquellos que actúen directa o indirectamente, de forma permanente o temporal, en nombre y por cuenta de Moleskine.
Se solicita a todos los sujetos al Código que acepten y se adhieran a los valores contenidos en el mismo.
Se solicita a los Clientes que tomen nota de la adopción del Código por parte de Moleskine y se comprometan a adherirse a los valores contenidos en él, en la creencia de que este asunto es de fundamental importancia para mantener una relación comercial. Cualquier incumplimiento por parte de los clientes de los principios contenidos del Código será evaluado, de modo que se protejan los derechos e intereses de Moleskine.
Todos los sujetos a este Código deben hacer todo lo posible para evitar incluso la apariencia de un comportamiento ilícito, y están obligados a adherirse a los más altos estándares éticos y legales, y a cumplir con la ley, con el fin de salvaguardar la integridad y la reputación de Moleskine.
Moleskine es una empresa de crecimiento. Su misión es hacer crecer el negocio de Moleskine hasta su máximo potencial, aumentando la visibilidad de la marca, ampliando la accesibilidad global e introduciendo productos y servicios relevantes para el consumidor.
El Grupo se compromete a respetar y promover los valores encarnados por la marca Moleskine: Talento, Exploración, Autenticidad.
Moleskine es una marca global construida sobre el icónico cuaderno. Tiene una fuerte identidad y un conjunto de valores fundamentales únicos reconocidos por los clientes, como la cultura, la identidad personal, la memoria, la imaginación, el diseño y el viaje.
La misión de Moleskine es desarrollar, comercializar y vender productos y servicios que contribuyan a la expansión y difusión de la cultura y el conocimiento.
Su visión es crear una marca global, multicategoría y multicanal.
Moleskine se compromete a desarrollar su actividad comercial sobre la base de los siguientes principios:
Creación de valor
Moleskine se compromete a combinar el valor financiero y el social con el objetivo de satisfacer, a lo largo del tiempo, las expectativas legítimas de todas las partes con las que mantiene una relación comercial.
Innovación
Moleskine se compromete a contribuir al desarrollo y bienestar de la comunidad en la que opera, persiguiendo el objetivo de introducir una innovación de gran alcance a todos los niveles de la organización, actuando constantemente para mantener y mejorar continuamente su forma de hacer negocios.
Responsabilidad social y medioambiental
Moleskine siempre ha prestado especial atención a las cuestiones de sostenibilidad, de las que se derivan algunos de sus valores fundamentales.
Moleskine trabaja a diario para reducir el impacto medioambiental directo e indirecto de sus actividades habituales, tanto en la oficina como en relación con los procesos de producción que gestiona.
Seguridad, calidad y estética
La calidad combinada con un determinado estilo en la apariencia y la seguridad de los productos representan el compromiso principal de Moleskine. El Grupo considera que la belleza, la calidad y la seguridad de los productos representan valores innatos de los artículos que fabrica.
Moleskine tiene una concepción amplia de lo que se entiende por estética: cultura, creatividad libre, espacio y tiempo para pensar, imaginación, emoción. La calidad se concibe de manera profunda: una atención minuciosa tanto al detalle como al conjunto, respecto a las cosas y a las relaciones. Desde el concepto hasta el diseño, desde la elección de los materiales hasta la producción, desde el lugar de trabajo hasta el estilo de vida y las relaciones con los empleados, socios y el público.
El cumplimiento de la ley, tanto en su letra como en su espíritu, es la base sobre la que se asientan los estándares éticos de este Grupo. Todos los Destinatarios deben cumplir con las leyes vigentes en los países en los que operan.
El Grupo no iniciará ni continuará ninguna relación con personas o entidades que no pretendan cumplir con este principio.
Se prohíbe cualquier conducta, realizada de forma individual o de mutuo acuerdo con otros, que pueda interpretarse como relevante para cualquier tipo de delito penal, especialmente si está contemplado en el Decreto Legislativo 231/01 y sus modificaciones.
En coherencia con sus valores de honestidad y rectitud, Moleskine se compromete a tomar todas las medidas necesarias para prevenir y evitar conflictos de intereses.
Puede surgir un conflicto de intereses cuando un Destinatario emprende actividades, o tiene intereses, que podrían dificultar la realización de su propio trabajo o el del Grupo de manera objetiva y eficaz.
A continuación se presenta una lista no exhaustiva de ejemplos:
1. Poseer una inversión o tener un interés material, como por ejemplo ocupar cualquier cargo (ejecutivo, funcionario, socio, consultor, empleado, distribuidor o agente) en cualquier empresa que sea un proveedor existente o rival, un cliente existente o potencial, o un competidor del Grupo.
La propiedad de una participación inferior al 5% en una empresa que cotiza en bolsa no se considera material.
2. Realizar transacciones comerciales con la competencia, proveedores o clientes para beneficio personal.
3. Divulgar o hacer otro uso indebido de información confidencial de cualquier tipo obtenida como resultado de una relación entre el empleado y el Grupo.
4. Obtener el beneficio, para sí mismo o para otras personas, de cualquier oportunidad comercial que se considere, o que razonablemente pueda preverse, que es de interés para el Grupo.
Moleskine se compromete a garantizar que todas las transacciones estén correctamente registradas, autorizadas, sean verificables y legítimas, y que los procesos de toma de decisiones, autorización y ejecución puedan ser verificados. Cada transacción debe estar respaldada por la documentación adecuada para permitir que se realicen comprobaciones en cualquier momento, de modo que se puedan acreditar las características y la justificación de la transacción, y se pueda identificar a las personas que autorizaron, ejecutaron, registraron y verificaron la transacción.
Todos los Destinatarios deben garantizar que la información verbal y documental (en papel y en formato digital) producida como parte de sus actividades laborales, cada uno de acuerdo con su área de competencia y responsabilidad, sea lo más verídica, transparente y completa posible.
En particular, se solicita a todas las personas involucradas en la elaboración de la información contenida en los estados financieros, los informes del Grupo y todas las comunicaciones corporativas:
- comportarse de manera inspirada en los principios de rectitud, transparencia, cooperación y cumplimiento de las leyes y normativas vigentes aplicables, de modo que se proporcione información fiel y justa sobre el estado de resultados, el balance general y la situación financiera del Grupo;
- garantizar la disponibilidad de documentación adecuada que respalde cada transacción, para permitir su fácil registro en los libros contables, de modo que se puedan identificar los distintos niveles de responsabilidad y se pueda reconstruir con precisión la transacción.
Está estrictamente prohibida cualquier transacción que pueda implicar la más mínima posibilidad de que el Grupo se vea involucrado en la recepción de bienes robados, el lavado de dinero o el uso de activos o fondos de origen ilícito.
Los flujos de fondos deben gestionarse de manera que se rancice la total trazabilidad de las transacciones correspondientes, conservando la documentación suficiente y respetando los límites de responsabilidad asignados a cada individuo.
Para dicho fin, es necesario el cumplimiento de los siguientes principios relativos a la documentación y conservación de los registros contables:
- todos los pagos entrantes y salientes y otras transferencias realizadas por o hacia Moleskine deben registrarse de manera precisa y completa en el sistema contable del Grupo;
- todos los pagos deben realizarse únicamente a personas/entidades y en relación con actividades comerciales reguladas por contratos que hayan sido formalmente aprobados y/o deliberados por Moleskine.
Moleskine implementa los controles necesarios para verificar la autenticidad del efectivo disponible que se recauda y utiliza como parte de las actividades del Grupo.
Se solicita a los Destinatarios que presten el máximo cuidado y atención al manejar efectivo disponible para garantizar que no se recauda ni se gaste dinero falsificado.
Moleskine garantiza la confidencialidad de la información que posee y se abstiene de comunicar información confidencial, excepto cuando se otorgue una autorización expresa e informada, y de conformidad con las normas legales vigentes.
Los Destinatarios están obligados a no utilizar información confidencial para fines que no estén relacionados con sus actividades laborales.
De conformidad con las disposiciones legales, el Grupo protege la confidencialidad de los datos e información personales, y establece procedimientos adecuados diseñados para garantizar el correcto manejo, la gestión interna y la comunicación fuera del Grupo de dicha información.
Los datos personales se manejan utilizando herramientas adecuadas durante el período de tiempo estrictamente necesario para cumplir con el fin para el que fueron recopilados. Se siguen medidas de seguridad específicas para evitar la pérdida de datos, su uso ilícito o indebido y el acceso no autorizado a dichos datos.
Cada Destinatario debe comprometerse a salvaguardar los activos de Moleskine y garantizar su uso eficiente. El robo, la negligencia y el desperdicio tienen un impacto directo en la rentabilidad de Moleskine. Cualquier caso de sospecha de fraude o robo debe ser reportado inmediatamente para que pueda ser investigado. Se prohíbe a los Destinatarios utilizar los activos y fondos del Grupo, directa o indirectamente, para fines ilegal o para lograr cualquier objetivo ilegal. Los activos de Moleskine que los Destinatarios están obligados a salvaguardar incluyen la información de propiedad exclusiva. Los siguientes son ejemplos de lo que se entiende por el término información de propiedad exclusiva: propiedad intelectual, incluidos secretos comerciales, patentes, marcas registradas y material protegido por derechos de autor; planes de ventas, marketing y servicios; conceptos técnicos y planos de fabricación; diseños, bases de datos, registros, información relacionada con la remuneración y cualquier dato o informe financiero no publicado. El uso o la distribución no autorizados de esta información constituirían una violación de las políticas de Moleskine; también podría constituir un acto ilegal, dando lugar a sanciones civiles o incluso penales.
Es intención de Moleskine superar a la competencia en términos de rendimiento, con justicia y honestidad. Está prohibido robar información de propiedad exclusiva, poseer información comercial secreta obtenida sin el consentimiento de su propietario o procurar tales divulgaciones de empleados actuales o anteriores de otras empresas. Cada empleado debe comprometerse a actuar con justicia en las relaciones con los clientes, proveedores, competidores y empleados del Grupo, de manera que se respeten sus derechos. Ningún Destinatario puede aprovecharse injustamente de una persona mediante el engaño, el ocultamiento, el abuso de información privilegiada, la tergiversación de hechos importantes o cualquier otra práctica intencionalmente injusta.
Los Destinatarios no podrán utilizar información preferencial o clasificada para realizar transacciones personales, directa o indirectamente, incluso a través de un tercero, para sí mismos o en nombre de terceros. Tampoco está permitido asesorar o instar a ningún tercero a realizar transacciones con instrumentos financieros utilizando la información antes mencionada.
En las relaciones comerciales con terceros, queda prohibido recibir u ofrecer beneficios (directos o indirectos), regalos, favores u hospitalidad si, por su naturaleza o valor, pudieran interpretarse como un intento de obtener un trato favorable y, en cualquier caso, no sean coherentes con los niveles habituales de cortesía comercial.
Moleskine reconoce la importancia de sus empleados y contratistas como uno de los factores fundamentales para alcanzar los objetivos corporativos, y adopta procedimientos y técnicas de selección, desarrollo, evaluación y formación destinados a lograr el mayor nivel de rectitud e igualdad de oportunidades, sin discriminación por motivos de género, raza, edad, orientación sexual, creencias religiosas o cualquier otro factor.
El personal se contrata sobre la base de su experiencia, su actitud y sus capacidades. La contratación se basa exclusivamente en la correspondencia entre los perfiles previstos y los requeridos.
Moleskine gestiona su negocio de acuerdo con las normativas obligatorias que regulan las condiciones del entorno laboral, comprometiéndose a crear un ambiente digno y respetuoso con todos.
Moleskine considera inaceptable cualquier tipo de violencia, acoso o conducta no deseada que vulnere la dignidad de la persona a la que vaya dirigida. Por lo tanto, quedan prohibidas todas las formas de acoso sexual, así como el acoso vinculado a la diversidad personal, cultural o religiosa.
Además, se solicita a todos aquellos que observen o sean víctimas de cualquier forma de acoso que lo denuncien a los directivos competentes del Grupo o al Organismo de Vigilancia.
Moleskine se compromete a difundir y reforzar una cultura de la seguridad mediante el desarrollo de la concienciación sobre los riesgos y el fomento del conocimiento y el cumplimiento de la legislación vigente en materia de prevención y protección, promoviendo un comportamiento responsable por parte de todos los trabajadores.
Ningún empleado o contratista podrá exponer a otros a riesgos y peligros que puedan causar daños a su salud o integridad física, y se recuerda que cada trabajador es responsable y debe actuar teniendo en cuenta el objetivo de garantizar una gestión eficaz de la salud y la seguridad en el lugar de trabajo. Todos están implicados y, por tanto, llamados a participar activamente en la mejora constante de las condiciones de seguridad en el trabajo.
Uno de los objetivos de Moleskine es aumentar el valor de las inversiones de sus accionistas mediante la aplicación de una política de desarrollo y gestión de riesgos que, a lo largo del tiempo, permita alcanzar resultados financieros satisfactorios y preservar los activos netos del Grupo.
Moleskine se compromete a garantizar la máxima transparencia y oportunidad en la información reportada a los accionistas, en cumplimiento de la legislación aplicable.
Moleskine se compromete a no difundir información falsa o información cuyo propósito sea engañar a los inversores y/o provocar un cambio perceptible en el precio de los instrumentos financieros y/o dañar a las empresas competidoras.
El medio ambiente es un bien primordial que Moleskine se compromete a proteger y, por este motivo, al planificar sus actividades busca un equilibrio entre la iniciativa económica y la protección medioambiental, desarrollando su negocio con el máximo respeto a las normativas medioambientales vigentes, y teniendo siempre presentes los derechos de las generaciones futuras.
Moleskine persigue el éxito comercial en los mercados italiano e internacional a través de su oferta de un producto de calidad que cumple con todas las normativas. El Grupo reconoce que el aprecio de quienes solicitan sus productos es de vital importancia para su éxito. Por lo tanto, se suministran productos de alta calidad que satisfacen las expectativas y necesidades razonables de los clientes, con un grado de eficiencia dentro de los límites previstos contractualmente.
Las relaciones con los proveedores y distribuidores de Moleskine se rigen por el cumplimiento de los principios de rectitud, transparencia y buena fe.
Moleskine se compromete a adoptar criterios de selección objetivos, declarados y transparentes, y a observar escrupulosamente las condiciones previstas en el contrato.
Los importes abonados a los proveedores y distribuidores deberán ser exclusivamente proporcionales a los bienes o servicios indicados en el contrato, y bajo ninguna circunstancia se realizarán pagos a una parte distinta de la contraparte contractual, o en un tercer país distinto del país de las partes o del país donde se ejecutó el contrato.
La conducta de Moleskine en las fases de aprovisionamiento se guía por la búsqueda de la calidad y la relación calidad-precio, ofreciendo las mismas oportunidades a cada proveedor.
Los criterios utilizados para seleccionar a los proveedores se caracterizan por la rectitud y la imparcialidad de juicio. La selección se basa en una evaluación de la calidad y la relación calidad-precio de los productos o servicios, la idoneidad técnica y profesional, el respeto por el medio ambiente y el compromiso social.
Aquellos proveedores y distribuidores que operen en sectores y/o con procedimientos considerados incompatibles con los valores contenidos en este Código, como, por ejemplo, el trabajo forzado o el trabajo infantil, o condiciones de trabajo o métodos de supervisión inadecuados, serán considerados por Moleskine como incompatibles, incluso si las condiciones financieras que ofrecen son favorables.
Moleskine adopta procesos específicos que permiten evaluar el comportamiento de los proveedores, con el fin de identificar si dicho comportamiento se ajusta a las normas internacionales relativas al respeto de los derechos humanos y el medio ambiente, y al cumplimiento de las normativas de salud y seguridad en el trabajo, de modo que se identifique cualquier anomalía de importancia suficiente como para perjudicar el mantenimiento de su condición de aprobados.
La Compañía se reserva el derecho de realizar inspecciones periódicas con el fin de evaluar la calidad y el cumplimiento de las cláusulas contractuales.
En las relaciones con sus proveedores, Moleskine reitera que queda absolutamente prohibido cualquier comportamiento o acción que pueda vincularse a un delito de asociación ilícita o conspiración criminal.
Las relaciones con la Administración Pública solo deben ser gestionadas por personas expresamente autorizadas para esta tarea, y se guían por la más estricta honestidad y transparencia; los comportamientos deben reflejar compromiso y profesionalidad en todas las situaciones para salvaguardar y proteger la imagen y reputación de Moleskine.
Aquellas personas que, en el transcurso de su trabajo, entablen diálogo y negociación con la Administración Pública, ya sea en Italia o en el extranjero, están obligadas a adoptar un enfoque claro, justo y transparente, y no deben influir en modo alguno de manera inapropiada en las decisiones de los empleados públicos, ni comportarse ilícitamente (como ofrecer dinero u otros beneficios o favores profesionales o personales) de forma que afecte a la imparcialidad y el criterio del representante de la Administración Pública.
Las comunicaciones, notificaciones y respuestas a las solicitudes enviadas a las autoridades reguladoras públicas y a los organismos de supervisión deben elaborarse respetando los principios de integridad, objetividad, transparencia y exhaustividad.
Cuando se lleven a cabo comprobaciones e inspecciones, los Destinatarios deben adoptar una actitud de la máxima apertura y cooperación.
Está prohibido comunicar información falsa o eludir fraudulentamente la comunicación de hechos, total o parcialmente, que deban ser comunicados a las autoridades, y está severamente prohibido obstruir conscientemente de cualquier manera los deberes de las autoridades reguladoras públicas y los organismos de supervisión.
Con el fin de prevenir conflictos de intereses y garantizar la mayor transparencia cuando se realizan inspecciones, las relaciones con las autoridades reguladoras públicas y los organismos de supervisión solo deben ser gestionadas por los departamentos expresamente autorizados para esta tarea.
El Organismo de Vigilancia, nombrado de conformidad con el Decreto Legislativo 231/2001 para implementar el Modelo de Organización, Gestión y Control de Moleskine, es responsable de supervisar el cumplimiento de las normas contenidas en este Código Ético; en el desempeño de esta función, adoptará las medidas necesarias para realizar las comprobaciones que considere oportunas.
Moleskine se compromete a promover el conocimiento del Código entre sus Destinatarios y a poner en marcha las medidas adecuadas para garantizar que el Código se aplique plenamente en la realidad.
Las presuntas violaciones del Código podrán notificarse al Organismo de Vigilancia a la dirección de correo electrónico organismodivigilanza@moleskine.com; el Organismo tomará las medidas oportunas para evaluar la notificación, comprometiéndose a mantener en secreto la identidad de la persona denunciante, sin perjuicio de las obligaciones legales.
Las denuncias realizadas de buena fe no conllevarán ninguna repercusión negativa en perjuicio de la persona denunciante, incluso cuando se demuestre que las denuncias eran infundadas.
Sin perjuicio de las sanciones previstas por la legislación en caso de violación de las normas contenidas en ella, el Grupo determinará las sanciones aplicables a los Destinatarios que hayan mantenido una conducta contraria al Código; estas se impondrán de forma proporcional a la gravedad e intencionalidad de la infracción cometida, teniendo en cuenta asimismo si los incumplimientos y/o infracciones se han cometido de forma reiterada.
El cumplimiento del Código Ético forma parte integrante de los términos y condiciones de empleo con el Grupo para los empleados y directivos, y toda infracción de este Código dará lugar a la adopción de medidas disciplinarias, proporcionales a la gravedad y reincidencia de la falta, o al grado de culpa, de conformidad con las normas contenidas en los contratos laborales aplicables (en Italia, las normas contenidas en el artículo 7 de la Ley de 20 de mayo de 1970, número 300).
En cuanto a los demás Destinatarios sujetos al Código, la violación de las normas contenidas en el mismo dará lugar a la adopción de las medidas oportunas, profesonales a la gravedad y reincidencia de la falta o al grado de culpa, llegando incluso a la resolución de los contratos por justa causa o por incumplimiento por parte de las personas o entidades indicadas anteriormente.
Moleskine cree en la promoción de una cultura corporativa caracterizada por la honestidad y la transparencia, entre otras cosas porque somos conscientes de que estos elementos son cruciales tanto para distinguir como para salvaguardar la marca.
Por ello, y en consonancia con el Código Ético de la compañía, Moleskine pone a disposición un canal de denuncias (whistleblowing) para informar sobre cualquier conducta inapropiada, unsafe, irregular o ilegal dentro del lugar de trabajo.
Naturalmente, Moleskine garantiza la total confidencialidad y discreción a cualquier persona que denuncie dichos comportamientos.
Las conductas irregulares pueden comunicarse por correo postal a Moleskine Srl – Organismo di Vigilanza, Viale Piceno, 17, 20129 Milano, o por correo electrónico a la dirección whistleblowing@moleskine.com.