Approuvé par le Conseil d'Administration
Le Groupe Moleskine conçoit, commercialise et vend une série d'objets pour la classe créative et dédiés à notre identité mobile : carnets, agendas, blocs-notes, sacs, instruments d'écriture et accessoires de lecture.
Moleskine est un Groupe créatif en croissance continue.
Le siège social est situé à Milan. La marque a été fondée en 1997, reproduisant le type de carnets légendaires utilisés par les artistes et les intellectuels au cours des deux derniers siècles : parmi eux Vincent van Gogh, Pablo Picasso, Ernest Hemingway et Bruce Chatwin. Depuis le 1er janvier 2007, Moleskine est également devenue le nom de la société qui en détient les droits mondiaux.
L'approche de Moleskine a toujours été d'adopter les normes éthiques les plus élevées, tant dans la manière dont le Groupe mène ses activités que dans ses interactions avec les parties prenantes internes et externes.
L'objet de ce Code d'Éthique est de réaffirmer l'engagement profond du Groupe à respecter les normes les plus strictes de conduite légale et éthique dans ses transactions commerciales.
Ce Code est applicable au Groupe Moleskine, et les Destinataires suivants sont soumis à ses dispositions : les membres des conseils d'administration, les fondés de pouvoir, les employés et sous-traitants du Groupe, les agents, les fournisseurs, les partenaires commerciaux et tous ceux qui agissent directement ou indirectement, de manière permanente ou temporaire.
Il est demandé à toutes les personnes soumises au Code d'accepter et d'adhérer aux valeurs qui y sont contenues.
Les Clients sont priés de prendre note de l'adoption du Code par Moleskine et de s'engager à adhérer aux valeurs qui y sont contenues, dans la conviction que cette question est d'une importance fondamentale pour le maintien d'une relation commerciale. Tout non-respect par les clients des principes contenus dans le Code sera évalué, afin de protéger les droits et les intérêts de Moleskine.
Toutes les personnes soumises à ce Code doivent faire tout leur possible pour éviter même l'apparence d'un comportement illicite, et sont tenues d'adhérer aux normes éthiques et légales les plus élevées, et de se conformer à la loi, afin de sauvegarder l'intégrité et la réputation de Moleskine.
Moleskine est une entreprise de croissance. Sa mission est de développer l'activité de Moleskine au maximum de son potentiel, en augmentant la visibilité de la marque, en élargissant l'accessibilité mondiale et en introduisant des produits et services pertinents pour les consommateurs.
Le Groupe s'engage à respecter et à promouvoir les valeurs incarnées par la marque Moleskine : Talent, Exploration, Authenticité.
Moleskine est une marque mondiale bâtie sur le carnet emblématique. Elle possède une identité forte et un ensemble de valeurs fondamentales uniques reconnues par les clients, telles que la culture, l'identité personnelle, la mémoire, l'imagination, le design et le voyage.
La mission de Moleskine est de développer, commercialiser et vendre des produits et services qui contribuent à l'expansion et à la diffusion de la culture et des connaissances.
Sa vision est de créer une marque mondiale, multi-catégories et multi-canaux.
Moleskine s'engage à mener ses activités sur la base des principes suivants :
Création de valeur
Moleskine s'engage à associer valeur financière et valeur sociale dans le but de satisfaire, dans la durée, les attentes légitimes de toutes les parties avec lesquelles elle entretient une relation commerciale.
Innovation
Moleskine s'engage à contribuer au développement et au bien-être de la communauté dans laquelle elle opère, en poursuivant l'objectif d'introduire une innovation de grande envergure à tous les niveaux de l'organisation, en agissant constamment pour maintenir et améliorer continuellement sa façon de faire des affaires.
Responsabilité sociale et environnementale
Moleskine a toujours accordé une attention particulière aux enjeux de durabilité, d'où découlent certaines de ses valeurs fondamentales.
Moleskine agit au quotidien pour réduire l'impact environnemental direct et indirect de ses activités courantes, tant au bureau qu'en lien avec les processus de production qu'elle gère.
Sécurité, qualité et esthétique
La qualité combinée à un certain style dans l'apparence et la sécurité des produits représentent l'engagement premier de Moleskine. Le Groupe considère la beauté, la qualité et la sécurité des produits comme des valeurs innées des articles qu'il fabrique.
Moleskine a une conception large de ce que signifie l'esthétique : culture, créativité libre, espace et temps pour réfléchir, imagination, émotion. La qualité est conçue de manière profonde : une attention méticuleuse portée tant au détail qu'à l'ensemble, en ce qui concerne les choses et les relations. Du concept au design, du choix des matériaux à la production, du lieu de travail au style de vie et aux relations avec les employés, les partenaires et le public.
Le respect de la loi, tant dans sa lettre que dans son esprit, est le fondement sur lequel reposent les normes éthiques de ce Groupe. Tous les Destinataires doivent respecter les lois en vigueur dans les pays où ils opèrent.
Le Groupe n'engagera ni ne poursuivra aucune relation avec des personnes ou des entités qui n'entendent pas se conformer à ce principe.
Toute conduite, perpétrée individuellement ou de concert avec d'autres, susceptible d'être interprétée comme pertinente pour tout type d'infraction pénale est interdite, en particulier si elle est visée par le Décret Législatif 231/01 tel que modifié.
Conformément à ses valeurs d'honnêteté et de probité, Moleskine s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir et éviter les conflits d'intérêts.
Un conflit d'intérêts peut survenir lorsqu'un Destinataire entreprend des activités, ou a des intérêts, susceptibles de rendre difficile l'exécution de son propre travail ou de celui du Groupe de manière objective et efficace.
En voici une liste non exhaustive d'exemples :
1. Détenir un investissement ou avoir un intérêt matériel, comme par exemple occuper un rôle quelconque – dirigeant, cadre, associé, consultant, employé, distributeur ou agent –, dans toute entreprise qui est un fournisseur existant ou concurrent, un client existant ou potentiel, ou un concurrent du Groupe.
La détention d'une participation inférieure à 5 % dans une société cotée en bourse n'est pas considérée comme matérielle.
2. Réaliser des transactions commerciales avec la concurrence, les fournisseurs ou les clients pour un gain personnel.
3. Divulguer ou faire un autre usage abusif d'informations confidentielles de toute nature obtenues en raison d'un lien entre l'employé et le Groupe.
4. Obtenir le bénéfice, pour soi-même ou pour d'autres personnes, de toute opportunité commerciale considérée comme étant, ou pouvant être raisonnablement prévue comme étant, d'intérêt pour le Groupe.
Moleskine s'engage à garantir que toutes les transactions sont correctement enregistrées, autorisées, vérifiables et légitimes, et que les processus de décision, d'autorisation et d'exécution peuvent être contrôlés. Chaque transaction doit être appuyée par une documentation adéquate pour permettre d'effectuer des vérifications à tout moment, afin que les caractéristiques et la justification de la transaction puissent être attestées, et que les personnes ayant autorisé, exécuté, enregistré et vérifié la transaction puissent être identifiées.
Tous les Destinataires doivent s'assurer que les informations verbales et documentaires (sur papier et sous forme numérique) produites dans le cadre de leurs activités professionnelles, chacun selon son domaine de compétence et de responsabilité, soient aussi véridiques, transparentes et complètes que possible.
En particulier, toutes les personnes impliquées dans la production des informations contenues dans les états financiers, les rapports du Groupe et toutes les communications d'entreprise sont priées :
- de se comporter d'une manière inspirée par les principes de probité, de transparence, de coopération et de conformité avec les lois et réglementations en vigueur applicables afin que des informations fidèles et sincères soient fournies sur le compte de résultat, le bilan et la situation financière du Groupe ;
- de garantir la disponibilité d'une documentation adéquate à l'appui de chaque transaction, afin de permettre son enregistrement facile dans les registres comptables, de sorte que les différents niveaux de responsabilité puissent être identifiés et que la transaction puisse être reconstituée avec précision.
Toute transaction susceptible d'impliquer la moindre possibilité que le Groupe soit impliqué dans le recel de marchandises volées, le blanchiment d'argent ou l'utilisation d'actifs ou de fonds d'origine illicite est strictement interdite.
Les flux de fonds doivent être gérés de manière à garantir une traçabilité totale des transactions concernées, une documentation suffisante devant être conservée, et dans le respect des limites de responsabilité attribuées à chaque individu.
Le respect des principes suivants concernant la documentation et la conservation des registres comptables est nécessaire à cette fin :
- tous les paiements entrants et sortants et autres transferts effectués par ou à Moleskine doivent être enregistrés avec précision et exhaustivité dans le système comptable du Groupe ;
- tous les paiements doivent être effectués uniquement à des personnes/entités et en relation avec des activités commerciales régies par des contrats formellement approuvés et/ou délibérés par Moleskine.
Moleskine put en place les contrôles nécessaires pour vérifier l'authenticité de l'argent liquide collecté et utilisé dans le cadre des activités du Groupe.
Les Destinataires sont priés d'apporter le plus grand soin et la plus grande attention lors de la manipulation de l'argent liquide afin de garantir qu'aucune monnaie contrefaite ne soit collectée ou dépensée.
Moleskine garantit la confidentialité des informations en sa possession et s'abstient de communiquer des informations confidentielles, sauf lorsqu'une autorisation expresse et éclairée est donnée, et en conformité avec les normes juridiques en vigueur.
Les Destinataires sont tenus de ne pas utiliser d'informations confidentielles à des fins sans rapport avec leurs activités professionnelles.
Conformément aux dispositions législatives, le Groupe protège la confidentialité des données et informations personnelles, et définit des procédures appropriées conçues pour garantir le traitement correct, la gestion interne et la communication à l'extérieur du Groupe desdites informations.
Les données personnelles sont traitées à l'aide d'outils appropriés pendant une période strictement nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Des mesures de sécurité spécifiques sont suivies pour prévenir la perte de données, leur utilisation illicite ou abusive et l'accès non autorisé auxdites données.
Chaque Destinataire doit s'engager à sauvegarder les actifs de Moleskine et à garantir leur utilisation efficace. Le vol, la négligence et le gaspillage ont un impact direct sur la rentabilité de Moleskine. Tout cas suspect de fraude ou de vol doit immédiatement être signalé afin de pouvoir faire l'objet d'une enquête. Il est interdit aux Destinataires d'utiliser les actifs et les fonds du Groupe, directement ou indirectement, à des fins illégales ou pour atteindre un objectif illégal. Les actifs de Moleskine que les Destinataires sont tenus de sauvegarder comprennent les informations exclusives. Voici des exemples de ce que l'on entend par le terme informations exclusives : la propriété intellectuelle, y compris les secrets commerciaux, les brevets, les marques et le matériel protégé par le droit d'auteur ; les plans de vente, de marketing et de service ; les conceptions techniques et les plans de fabrication ; les designs, les bases de données, les registres, les informations relatives à la rémunération et tout rapport financier ou donnée non publiée. L'utilisation ou la distribution non autorisée de ces informations constituerait une violation des politiques de Moleskine ; cela pourrait également constituer un acte illégal, entraînant des sanctions civiles ou même pénales.
L'intention de Moleskine est de surpasser la concurrence en termes de performance, avec loyauté et honnêteté. Il est interdit de voler des informations exclusives, de posséder des informations commerciales secrètes obtenues sans le consentement de leur propriétaire ou d'obtenir de telles divulgations de la part d'employés actuels ou anciens d'autres entreprises. Chaque employé doit s'engager à agir de manière loyale dans ses relations avec les clients, les fournisseurs, les concurrents et les employés du Groupe, d'une manière qui respecte leurs droits. Aucun Destinataire ne peut tirer un avantage injuste d'un individu par la tromperie, la dissimulation, l'abus d'informations privilégiées, la fausse déclaration de faits importants ou toute autre pratique intentionnellement déloyale.
Les Destinataires ne peuvent pas utiliser d'informations préférentielles ou classifiées pour effectuer des transactions personnelles, directement ou indirectement, y compris par l'intermédiaire d'un tiers, pour eux-mêmes ou pour le compte de tiers. Il est également interdit de conseiller ou d'inciter un tiers à effectuer des transactions sur des instruments financiers en utilisant les informations susmentionnées.
Dans les relations d'affaires avec des tiers, recevoir ou offrir des avantages (directs ou indirects), des cadeaux, des faveurs ou des invitations est interdit si, de par leur nature ou leur valeur, ils pouvaient être interprétés comme une tentative d'obtenir un traitement de faveur et ne sont en tout cas pas conformes aux niveaux habituels de courtoisie commerciale.
Moleskine reconnaît l'importance de ses employés et sous-traitants comme l'un des facteurs fondamentaux pour atteindre les objectifs de l'entreprise, et adopte des procédures et des techniques de sélection, de développement, d'évaluation et de formation visant à atteindre le plus haut niveau de probité et d'égalité des chances, sans discrimination fondée sur le genre, la race, l'âge, l'orientation sexuelle, les convictions religieuses ou tout autre facteur.
Le personnel est recruté sur la base de son expérience, de son attitude et de ses compétences. Le recrutement est basé exclusivement sur la correspondance entre les profils attendus et requis.
Moleskine gère ses activités dans le respect de la réglementation obligatoire couvrant les conditions de l'environnement de travail, s'engageant à créer un environnement digne et respectueux de chacun.
Moleskine considère comme inacceptable tout type de violence, de harcèlement ou de conduite indésirable qui viole la dignité de la personne à laquelle ce comportement est destiné. Toutes les formes de harcèlement sexuel sont donc interdites, tout comme le harcèlement lié à la diversité personnelle, culturelle ou religieuse.
De plus, toutes les personnes qui observent ou sont victimes de toute forme de harcèlement sont priées de le signaler aux responsables compétents du Groupe ou au Conseil de Surveillance.
Moleskine s'engage à propager et à renforcer une culture de la sécurité en développant la sensibilisation aux risques, ainsi que la connaissance et le respect de la législation en vigueur en matière de prévention et de protection, favorisant un comportement responsable de la part de tous les travailleurs.
Aucun employé ou sous-traitant ne peut exposer autrui à des risques et des dangers susceptibles de nuire à sa santé ou à son intégrité physique, et il est rappelé que chaque travailleur est responsable et doit agir en gardant à l'esprit l'objectif d'assurer une gestion effective de la santé et de la sécurité au travail. Chacun est impliqué et donc appelé à participer activement à l'amélioration constante des conditions de sécurité sur le lieu de travail.
L'un des objectifs de Moleskine est d'augmenter la valeur des investissements de ses actionnaires à travers la poursuite d'une politique de développement et de gestion des risques qui permet, dans le temps, d'obtenir des résultats financiers satisfaisants et de préserver l'actif net du Groupe.
Moleskine s'engage à garantir la plus grande transparence et la plus grande réactivité concernant les informations transmises aux actionnaires, en conformité avec la législation applicable.
Moleskine s'engage à ne pas diffuser de fausses informations ou des informations dont le but est d'induire en erreur les investisseurs et/ou d'entraîner une modification sensible du cours des instruments financiers et/ou de nuire aux entreprises concurrentes.
L'environnement est un bien premier que Moleskine s'engage à protéger et, pour cette raison, lors de la planification de ses activités, elle recherche un équilibre entre l'initiative économique et la protection de l'environnement, en développant ses activités dans le plus grand respect des réglementations environnementales en vigueur, et en gardant toujours à l'esprit les droits des générations futures.
Moleskine poursuit son succès commercial sur les marchés italien et international grâce à son offre d'un produit de qualité conforme à l'ensemble des réglementations. Le Groupe reconnaît que l'appréciation de ceux qui demandent ses produits est d'une importance primordiale pour son succès. Des produits de haute qualité qui répondent aux attentes et aux besoins raisonnables des clients sont donc fournis, avec un degré d'efficacité dans les limites prévues par le contrat.
Les relations avec les fournisseurs et distributeurs de Moleskine sont régies par le respect des principes de probité, de transparence et de bonne foi.
Moleskine s'engage à adopter des critères de sélection objectifs, déclarés et transparents, et à respecter scrupuleusement les conditions prévues par le contrat.
Les montants versés aux fournisseurs et distributeurs doivent être exclusivement proportionnels aux biens ou services indiqués dans le contrat, et les paiements ne doivent en aucun cas être effectués à une partie autre que la contrepartie contractuelle, ou dans un pays tiers autre que le pays des parties ou le pays où le contrat a été exécuté.
La conduite de Moleskine dans les phases d'approvisionnement est guidée par la recherche de la qualité et du rapport qualité-prix, une opportunité égale étant accordée à chaque fournisseur.
Les critères utilisés pour sélectionner les fournisseurs sont caractérisés par la probité et l'impartialité du jugement. La sélection est basée sur une évaluation de la qualité et du rapport qualité-prix des produits ou services, de l'aptitude technique et professionnelle, du respect de l'environnement et de l'engagement social.
Les fournisseurs et distributeurs opérant dans des secteurs et/ou selon des procédures jugés incompatibles avec les valeurs contenues dans ce Code, comme par exemple le travail forcé ou le travail des enfants, ou des conditions de travail ou des méthodes de supervision inadéquates, seront considérés par Moleskine comme incompatibles, même si les conditions financières qu'ils proposent sont favorables.
Moleskine adopte des processus spécifiques qui permettent d'évaluer le comportement des fournisseurs, afin d'identifier si ledit comportement est conforme aux normes internationales relatives au respect des droits de l'homme et de l'environnement, et au respect des réglementations en matière de santé et de sécurité au travail, de sorte que toute anomalie d'une importance suffisante pour porter préjudice au maintien de leur statut de fournisseur agréé soit identifiée.
La Société se réserve le droit d'effectuer des inspections régulières en vue d'évaluer la qualité et le respect des clauses contractuelles.
Dans ses relations avec ses fournisseurs, Moleskine réitère que tout comportement ou action qui pourrait être lié à une infraction d'association de malfaiteurs ou de conspiration criminelle est absolument interdit.
Les relations avec l'Administration Publique ne doivent être gérées que par des personnes expressément autorisées à cette tâche, et sont guidées par la plus grande honnêteté et transparence ; les comportements doivent refléter l'engagement et le professionnalisme dans toutes les situations afin de sauvegarder et de protéger l'image et la réputation de Moleskine.
Les personnes qui, dans le cadre de leur travail, engagent un dialogue et des négociations avec l'Administration Publique, que ce soit en Italie ou à l'étranger, sont tenues d'adopter une approche claire, juste et transparente, et ne doivent en aucun cas influencer de manière abusive les décisions des agents publics, ni se comporter de manière illicite (comme offrir de l'argent ou d'autres avantages ou faveurs professionnels ou personnels) d'une manière qui affecte l'impartialité et le jugement du représentant de l'Administration Publique.
Les communications, notifications et réponses aux demandes envoyées aux autorités publiques de régulation et aux organismes de contrôle doivent être préparées dans le respect des principes d'exhaustivité, d'intégrité, d'objectivité et de transparence.
Lorsque des vérifications et des inspections ont lieu, les Destinataires doivent adopter une attitude de la plus grande ouverture et de coopération.
Communiquer de fausses informations, ou dissimuler frauduleusement des faits, totalement ou partiellement, qui devraient être communiqués aux autorités est interdit, et entraver sciemment de quelque manière que ce soit les missions des autorités publiques de régulation et des organismes de contrôle est sévèrement interdit.
Afin de prévenir les conflits d'intérêts et de garantir la plus grande transparence lors des inspections, les relations avec les autorités publiques de régulation et les organismes de contrôle ne doivent être gérées que par les services expressément autorisés à cette tâche.
L'Organisme de Surveillance, nommé conformément au Décret Législatif 231/2001 pour mettre en œuvre le Modèle d'Organisation, de Gestion et de Contrôle de Moleskine, est responsable du suivi du respect des réglementations contenues dans ce Code d'Éthique ; dans l'exercice de cette fonction, il prendra les mesures nécessaires pour effectuer les vérifications qu'il jugera utiles.
Moleskine s'engage à promouvoir la connaissance du Code auprès de ses Destinataires, et à mettre en place des mesures appropriées pour garantir que le Code soit pleinement appliqué dans la réalité.
Les violations présumées du Code peuvent être signalées à l'Organisme de Surveillance à l'adresse électronique organismodivigilanza@moleskine.com ; l'Organisme prendra des mesures pour évaluer le signalement, s'engageant à garder secrète l'identité de la personne auteur du signalement, sans préjudice des obligations légales.
Les signalements effectués de bonne foi ne donneront lieu à aucune répercussion négative au détriment de leur auteur, y compris lorsque les signalements s'avèrent infondés.
Sans préjudice des sanctions prévues par la législation en cas de violation des réglementations y figurant, le Groupe déterminera les sanctions à appliquer aux Destinataires qui ont adopté un comportement contraire au Code ; celles-ci seront imposées de manière proportionnelle à la gravité et à l'intentionnalité de l'infraction commise, en tenant également compte du fait que les manquements et/ou infractions ont été commis de manière répétée.
Le respect du Code d'Éthique fait partie intégrante des termes et conditions d'emploi au sein du Groupe pour les employés et les cadres, et toute infraction à ce Code donnera lieu à des mesures disciplinaires, proportionnelles à la gravité et à la récidive du manquement, ou au degré de faute, dans le respect des réglementations contenues dans les contrats de travail applicables (en Italie, les réglementations contenues dans l'article 7 de la Loi du 20 mai 1970, numéro 300).
Quant aux autres Destinataires soumis au Code, la violation des réglementations y figurant donnera lieu à l'adoption de mesures appropriées, proportionnelles à la gravité et à la récidive du manquement concerné ou au degré de faute, pouvant aller jusqu'à la résiliation des contrats pour juste cause ou pour manquement de la part des personnes ou entités indiquées précédemment.
Moleskine croit en la promotion d'une culture d'entreprise empreinte d'honnêteté et de transparence – notamment parce que nous sommes conscients que ces éléments sont cruciaux tant pour distinguer que pour sauvegarder la marque.
À ce titre, et conformément au Code d'Éthique de l'entreprise, Moleskine met à disposition un canal d'alerte professionnelle (whistleblowing) pour signaler tout comportement inapproprié, dangereux, irrégulier ou illégal sur le lieu de travail.
Naturellement, Moleskine garantit une confidentialité et une discrétion totales à toute personne signalant un tel comportement.
Les comportements irréguliers peuvent être communiqués soit par voie postale à Moleskine Srl – Organismo di Vigilanza, Viale Piceno, 17, 20129 Milano, soit par courrier électronique à l'adresse whistleblowing@moleskine.com.