CODICE ETICO

Approvato dal Consiglio di Amministrazione

1. FINALITÀ E AMBITO DI APPLICAZIONE

Il Gruppo Moleskine crea, produce e distribuisce oggetti dedicati alla creatività e alla personalità mobile: taccuini, agende, quaderni, borse, strumenti per la scrittura e la lettura.
Moleskine è un'azienda creativa in continua crescita. La sua sede principale è in Italia a Milano. Nasce come marca nel 1997, riproducendo il leggendario taccuino degli artisti e intellettuali degli ultimi due secoli, da Vincent Van Gogh a Pablo Picasso, da Ernest Hemingway a Bruce Chatwin e dal 1° gennaio 2007, Moleskine è anche il nome dell'azienda proprietaria del marchio registrato in tutto il mondo.
È sempre rientrata nella normale prassi di Moleskine l'adozione dei più elevati standard etici nella conduzione degli affari di Moleskine e nei rapporti con tutti i suoi interlocutori interni ed esterni.
Lo scopo del presente Codice Etico è riaffermare il profondo impegno di Moleskine nell'assolvere ai più elevati standard di condotta legale ed etica nelle sue attività commerciali.
Il presente Codice si applica al Gruppo Moleskine e i suoi destinatari sono pertanto i membri degli organi statutari, i procuratori, i dipendenti e i collaboratori delle Società del Gruppo, gli agenti, i fornitori, i partner commerciali, nonché tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, operano in nome e per conto di Moleskine.
E’ richiesto ai Destinatari di accettare e seguire i valori in esso rappresentanti.
Ai clienti è richiesto di prendere atto dell’adozione del Codice da parte di Moleskine e di impegnarsi al rispetto dei valori in esso rappresentati, ritenendo questo aspetto di fondamentale importanza per il mantenimento del rapporto d’affari. Un’eventuale inosservanza dei principi previsti nel Codice da parte dei clienti sarà valutata anche ai fini della tutela dei diritti ed interessi di Moleskine.
Tutti i Destinatari del presente Codice devono fare il possibile per evitare anche solo la parvenza di un comportamento illecito e sono tenuti ad aderire ai più elevati standard etici e legali e rispettare le leggi al fine di salvaguardare l'integrità e la reputazione di Moleskine.

2. MISSIONE AZIENDALE

Moleskine è una società in crescita. La sua missione è di sviluppare il potenziale di Moleskine attraverso l'aumento della visibilità del brand, l'incremento dell'accessibilità e l'introduzione di prodotti e servizi rilevanti per il nostro pubblico.
Si impegna ad operare continuando a rispettare e a diffondere i valori fondanti del brand Moleskine: talento, esplorazione e autenticità. Moleskine è un brand globale che nasce dall'iconico taccuino. Ha una identità forte ed è portatore di valori intangibili riconosciuti dai propri utilizzatori: cultura, identità personale, memoria, immaginazione, design e viaggio.
La missione di Moleskine è di sviluppare prodotti e servizi che contribuiscano alla diffusione della cultura e del sapere.
La sua visione è di creare un brand globale, multi-prodotto e multi-canale.

3. VALORI FONDAMENTALI

Moleskine si impegna a svolgere la propria attività sulla base dei seguenti principi:

Creazione di valore Moleskine si impegna a coniugare valore economico e sociale con l’obiettivo di soddisfare nel tempo le legittime aspettative di tutti coloro che entrano in relazione con essa.

Innovazione Moleskine si impegna a contribuire allo sviluppo e al benessere della comunità in cui opera perseguendo l’obiettivo di introdurre ai diversi livelli organizzativi tutti gli aspetti dell’innovazione e di agire costantemente per la manutenzione e il miglioramento continuo delle proprie attività.

Responsabilità sociale e ambientale Moleskine è da sempre attenta alle tematiche della sostenibilità, dalle quali trae alcuni tra i propri valori fondamentali.
Moleskine è quotidianamente impegnata nel ridurre gli impatti ambientali diretti e indiretti correlati alle quotidiane attività negli uffici e dei processi produttivi che gestisce.

Sicurezza, qualità ed estetica La qualità combinata ad un certo gusto estetico e alla sicurezza dei prodotti rappresentano primario impegno di Moleskine. Moleskine considera la bellezza, la qualità e la sicurezza dei prodotti come valori intrinseci di ciò che si produce.
Moleskine concepisce l'estetica in modo ampio: come cultura, libera creatività, spazio-tempo per il pensiero, l'immaginazione, l'emozione. La qualità è concepita in modo profondo: come cura attenta dell'insieme e del dettaglio, nelle cose e nelle relazioni. Dal concept al design, dalla scelta dei materiali alla produzione, dal luogo di lavoro allo stile di vita e di relazione con i dipendenti, i partner, il pubblico.

4. PRINCIPI DI CONDOTTA NELLA GESTIONE AZIENDALE

4.1 Conformità alle leggi

L’osservanza della legge, sia letteralmente sia nello spirito, è il fondamento su cui poggiano gli standard etici di Moleskine. Tutti i Destinatari devono rispettare le leggi vigenti nei Paesi in cui essi operano. Moleskine non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio.
E' da considerarsi proibita qualsiasi condotta, messa in atto da soli o di concerto con altri, che possa integrare un comportamento rilevante di una qualsivoglia fattispecie di reato in generale e in particolare contemplata dal D.lgs. 231/01 e successive modifiche e integrazioni.

4.2 Prevenzione del conflitto di interessi

Moleskine, in coerenza con i valori di onestà e correttezza, si impegna a mettere in atto le misure necessarie a prevenire ed evitare fenomeni di conflitto di interessi.
Una situazione di conflitto può sorgere quando un Destinatario intraprende iniziative o ha interessi che potrebbero rendere difficile svolgere il proprio lavoro o quello di Moleskine con obiettività ed efficacia.

Di seguito alcuni esempi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
1. Fare un investimento o avere un interesse materiale, come ad esempio occupare qualsiasi posizione – dirigente, funzionano, socio, consulente, impiegato, distributore o agente - in qualsiasi azienda concorrente o essere fornitore, cliente esistente o potenziale di Moleskine o in qualsiasi impresa concorrente di Moleskine. La proprietà di un interesse inferiore al cinque per cento in una società pubblicamente quotata in Borsa non è considerata materiale.
2. Condurre transazioni commerciali con la concorrenza, i fornitori o i clienti per guadagno personale.
3. Divulgazione o altro uso scorretto di informazioni confidenziali di qualsiasi tipo ottenute attraverso un collegamento tra dipendente e Società.
4. Ottenere per sé o per altre persone qualsiasi opportunità commerciale che si ritiene o che si potrebbe ragionevolmente prevedere interessante per Moleskine.

4.3 Informazioni societarie e registrazioni contabili

Moleskine si impegna a far sì che ogni operazione e transazione sia correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima e sia possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento. Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all'effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell'operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l'operazione stessa.
Tutti i Destinatari devono assicurare la massima veridicità, trasparenza e completezza delle informazioni, sia verbali che documentali (cartacee e digitali), prodotte nell’ambito dello svolgimento delle attività, ciascuno per la parte di propria competenza e responsabilità. In particolare, a tutti i soggetti che partecipano alla formazione dei dati contenuti nei bilanci, nelle relazioni aziendali e in tutte le comunicazioni sociali viene richiesto:
- di mantenere una condotta improntata ai principi di correttezza, trasparenza, collaborazione e rispetto delle norme di legge nonché regolamentari vigenti al fine di fornire un’informazione veritiera e corretta in merito alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria di Moleskine;
- assicurare la disponibilità di un’adeguata documentazione di supporto per ogni operazione, in modo da consentirne l’agevole registrazione contabile, l’individuazione di diversi livelli di responsabilità e la ricostruzione accurata.

4.4 Correttezza dei flussi finanziari

E’ tassativamente vietata qualsiasi operazione che possa comportare la benché minima possibilità di coinvolgimento di Moleskine in vicende di ricettazione, riciclaggio, impiego di beni o denaro di provenienza illecita. I flussi finanziari devono essere gestiti garantendo la completa tracciabilità delle operazioni, conservando l’adeguata documentazione e sempre nei limiti delle responsabilità assegnate a ciascuno. A tal fine, è necessario rispettare i seguenti principi riguardanti la documentazione e la conservazione delle registrazioni:
- tutti i pagamenti e gli altri trasferimenti fatti da o a favore di Moleskine devono essere accuratamente ed integralmente registrati nei sistemi contabili aziendali;
- tutti i pagamenti devono essere effettuati solo ai soggetti e per le attività contrattualmente formalizzate e/o deliberate da Moleskine.
Moleskine mette in atto i necessari controlli per la verifica dell’autenticità del denaro contante incassato e utilizzato nell’ambito delle attività aziendali. E’ richiesta ai Destinatari la massima diligenza e attenzione nella gestione del denaro contante per garantire che non venga incassato o speso denaro contraffatto.

4.5 Riservatezza delle informazioni e tutela della privacy

Moleskine assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal comunicare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti. I Destinatari sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività.
Moleskine garantisce, in conformità alle disposizioni di legge, la riservatezza dei dati personali e delle informazioni e predispone idonee procedure volte a garantire, tra l'altro, il trattamento, la gestione interna e la comunicazione all'esterno di tali informazioni. I dati personali sono trattati con strumenti adeguati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

4.6 Beni aziendali e sistemi informatici

Ciascun Destinatario deve impegnarsi per salvaguardare i beni di Moleskine, assicurandone l'utilizzo efficiente. Il furto, la negligenza e lo spreco hanno un impatto diretto sulla redditività di Moleskine. Qualsiasi situazione di frode o furto sospettata deve essere riportata immediatamente per un'investigazione. Ai Destinatari è vietato utilizzare, direttamente o indirettamente, fondi e beni societari per scopi illegali o per raggiungere qualsiasi obiettivo illegale. Tra i beni di Moleskine, che i Destinatari hanno l'obbligo di salvaguardare, sono comprese le informazioni proprietarie. Per informazioni proprietarie si intende fra l'altro: proprietà intellettuale, tra cui segreti commerciali, brevetti, marchi di fabbrica e materiali di copyright; piani commerciali, di marketing e di servizio; ideazioni tecniche e progetti di fabbricazione; disegni, database, registri, informazioni relative alle retribuzioni e qualsiasi dato o rapporto finanziario non pubblicato. L'utilizzo o la distribuzione non autorizzati di tali informazioni costituirebbe una violazione delle policy di Moleskine; potrebbe anche costituire un'azione illegale risultante in sanzioni civili o perfino penali.

4.7 Concorrenza leale

Moleskine intende superare la concorrenza, in termini di prestazione, con equità e onestà. E’ vietato sottrarre informazioni proprietarie, possedere informazioni su segreti commerciali ottenute senza il consenso del proprietario o procurarsi tali rivelazioni da dipendenti passati o presenti di altre società. Ogni dipendente deve impegnarsi ad agire con equità nei confronti dì clienti, fornitori, concorrenti e dipendenti di Moleskine, rispettandone i diritti. Nessun Destinatario deve approfittarsi ingiustamente di una persona attraverso manipolazione, occultamento, abuso di informazioni privilegiate, falsa dichiarazione di fatti importanti o altra pratica intenzionalmente sleale.

4.8 Operazioni personali

Destinatari non possono utilizzare le informazioni privilegiate e di carattere confidenziale per effettuare operazioni personali direttamente o indirettamente, anche per interposta persona, per conto proprio o per conto di terzi. Non è inoltre possibile consigliare o sollecitare qualsiasi terzo, ad effettuare operazioni su strumenti finanziari utilizzando le informazioni di cui sopra.

4.9 Omaggi, regalie e altre forme di benefici

Nei rapporti di affari con i terzi è vietato ricevere o offrire, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, che siano di natura e valore tali da poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore e, comunque, non in linea con la normale cortesia di affari.

5. PRINCIPI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON GLI STAKEHOLDER

5.1 Dipendenti e collaboratori

Moleskine riconosce l’importanza dei propri dipendenti e collaboratori, come uno dei fattori fondamentali per il conseguimento degli obiettivi aziendali e adotta procedure e metodi di selezione, sviluppo, valutazione e formazione improntati a garantire la massima correttezza e le pari opportunità senza discriminazioni di sesso, razza, età, orientamenti sessuali, credenze religiose e qualsiasi altro fattore. Le persone sono reclutate sulla base della loro esperienza, della loro attitudine, delle loro competenze. Il reclutamento si basa esclusivamente sulla corrispondenza tra profili attesi e profili richiesti.
Moleskine gestisce le attività in conformità alla normativa cogente riguardante le condizioni dell'ambiente di lavoro impegnandosi a costruire un ambiente dignitoso e rispettoso per tutti. Moleskine considera inaccettabile qualsiasi tipo di violenza, molestia o comportamento indesiderato che violi la dignità della persona verso cui questi atteggiamenti siano rivolti. E’ quindi vietata ogni forma di molestia sessuale, o riferita a diversità personali, culturali e religiose. E' inoltre richiesto a tutti coloro i quali osservino o siano vittime di una forma di molestia di informare le funzioni aziendali competenti o l'Organismo di Vigilanza.
Moleskine si impegna a diffondere e consolidare la cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi e la conoscenza ed il rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i lavoratori. Ogni dipendente e collaboratore non deve esporre gli altri a rischi e pericoli che possano provocare danni alla salute e all’incolumità fisica, ricordando che ciascun lavoratore è responsabile e deve agire con l’obiettivo di garantire una gestione efficace della sicurezza e della salute dell’ambiente di lavoro. Tutti sono coinvolti e quindi chiamati a rendersi parte attiva per migliorare costantemente le condizioni di sicurezza sul lavoro.

5.2 Soci

Uno degli obiettivi di Moleskine è la valorizzazione dell’investimento dei propri soci, mediante il perseguimento di una politica di sviluppo e gestione dei rischi in grado di garantire nel tempo soddisfacenti risultati economici e la conservazione del patrimonio.
Moleskine è impegnata ad assicurare la massima trasparenza e tempestività delle informazioni comunicate ai soci, nel rispetto delle normative applicabili.

5.3 Media e comunicazioni esterne

Moleskine si impegna a non diffondere notizie false o informazioni volte a fuorviare gli investitori e/o a provocare una sensibile alterazione del prezzo di strumenti finanziari e/o danneggiare società concorrenti.

5.4 Tutela dell'ambiente

L'ambiente è un bene primario che Moleskine si impegna a salvaguardare e, a tal fine, programma le proprie attività ricercando un equilibrio tra iniziative economiche ed esigenze ambientali, sviluppando il proprio business nel massimo rispetto delle normative ambientali vigenti e avendo sempre in considerazione i diritti delle generazioni future.

5.5 Clienti

Moleskine persegue il proprio successo d’impresa sul mercato italiano ed internazionale attraverso l’offerta di prodotti di qualità nel rispetto di tutte le norme. Riconosce che l’apprezzamento di chi richiede i suoi prodotti è di primaria importanza per il proprio successo. Sono dunque forniti, con efficienza, nei limiti delle previsioni contrattuali, prodotti di alta qualità che soddisfano le ragionevoli aspettative e necessità dei clienti.

5.6 Fornitori e distributori

I rapporti con i fornitori e distributori di Moleskine sono improntati al rispetto dei principi di correttezza, trasparenza e buona fede. Moleskine si impegna ad adottare criteri di selezione oggettivi, dichiarati e trasparenti e di osservare scrupolosamente le condizioni contrattualmente previste.
Il compenso da corrispondere a fornitori e distributori dovrà essere esclusivamente commisurato alla prestazione indicata in contratto e i pagamenti non potranno in alcun modo essere effettuati a un soggetto diverso dalla controparte contrattuale né in un Paese terzo diverso da quello delle parti o di esecuzione del contratto.
La condotta di Moleskine nelle fasi di approvvigionamento è improntata alla ricerca della qualità ed economicità e al riconoscimento di pari opportunità per ogni fornitore. I criteri di selezione dei fornitori sono improntati a correttezza e imparzialità di giudizio. La selezione si basa sulla valutazione della qualità ed economicità delle prestazioni, dell’idoneità tecnico–professionale, del rispetto dell’ambiente e dell’impegno sociale profuso.
Moleskine, pur in presenza di condizioni economiche vantaggiose, ritiene incompatibili fornitori e distributori che operano in settori e/o con modalità ritenute non compatibili con i valori espressi in questo Codice, quali, ad esempio, il ricorso a lavoro forzato o minorile o a condizioni di lavoro e metodi di sorveglianza non adeguati.
Moleskine adotta specifiche procedure che rendano valutabili i comportamenti dei fornitori al fine di individuarne la conformità agli standard internazionali in merito a rispetto dei diritti umani, dell’ambiente, delle prescrizioni in materia di sicurezza sul lavoro, così da individuare eventuali anomalie tali da pregiudicare il mantenimento della sua qualificazione. La Società si riserva il diritto di effettuare visite ispettive periodiche volte alla valutazione della qualità e del rispetto delle clausole contrattuali.
Nel rapporto con i fornitori Moleskine ribadisce il divieto assoluto di qualunque comportamento o atto che possa essere collegato a reati afferenti l'associazione per delinquere.

5.7 Pubblica Amministrazione

I rapporti con la Pubblica Amministrazione devono essere gestiti soltanto dai soggetti a ciò espressamente delegati e sono improntati alla massima onestà e trasparenza; i comportamenti rispecchiano impegno e professionalità in ogni situazione in modo da garantire e proteggere l’immagine e la reputazione di Moleskine.
I soggetti che nello svolgimento delle proprie funzioni dialogano o conducono trattative con la Pubblica Amministrazione, italiana o straniera, sono tenuti ad un atteggiamento chiaro, corretto e trasparente, e non devono in alcun modo influenzare le decisioni del dipendente pubblico in maniera impropria, né avere comportamenti illeciti (come offerte di denaro, altre utilità o favori professionali e personali) tali da alterare l’imparzialità e il giudizio del rappresentante della Pubblica Amministrazione.

5.8 Autorità pubbliche di vigilanza e organi di controllo

Le comunicazioni, le segnalazioni e le risposte a richieste inviate alle autorità pubbliche di vigilanza o agli organi di controllo devono essere predisposte nel rispetto dei principi di completezza, integrità, oggettività e trasparenza.
In occasione di verifiche o ispezioni, i Destinatari devono adottare un atteggiamento di massima disponibilità e collaborazione. E’ vietato esporre fatti non rispondenti al vero ovvero occultare, con mezzi fraudolenti in tutto o in parte fatti da comunicare alle autorità ed è severamente vietato ostacolare consapevolmente, in qualsiasi forma le funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza o agli organi di controllo.
Al fine di impedire situazioni di conflitto d’interessi e garantire la massima trasparenza nello svolgimento delle attività ispettive, i rapporti con le autorità pubbliche e gli organi di controllo devono essere gestiti solo dalle funzioni aziendali a ciò espressamente delegate.

6. ATTUAZIONE E CONTROLLO

All’ Organismo di Vigilanza, nominato ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001 per l’attuazione del modello di Organizzazione, Gestione e Controllo aziendale è demandato il monitoraggio circa il rispetto delle norme del presente Codice Etico: nello svolgimento di tale funzione attiverà le procedure necessarie per le verifiche ritenute opportune.
Moleskine si impegna a promuovere la conoscenza del Codice da parte dei suoi Destinatari, e a predispone strumenti idonei ad assicurare la piena ed effettiva applicazione del Codice stesso.
Le presunte violazioni del Codice possono essere segnalate all’Organismo di Vigilanza, all'indirizzo e-mail organismodivigilanza@moleskine.com, il quale provvederà a valutare la segnalazione impegnandosi ad assicurare la riservatezza dell'identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge. Le segnalazioni presentate in buona fede non potranno comportare ripercussioni negative ai danni del segnalante anche nel caso in cui le stesse dovessero risultare infondate.
Ferme restando le sanzioni previste da provvedimenti normativi per violazioni di disposizioni in essi contenute Moleskine stabilisce le sanzioni che adotterà nei confronti dei Destinatari che abbiano tenuto comportamenti contrari alle indicazioni del Codice, da irrogarsi secondo il criterio di proporzionalità, in base alla gravità ed intenzionalità dell’infrazione commessa, tenendo anche conto dell’eventuale reiterazione degli inadempimenti e/o violazioni commesse.
Per dipendenti e/o dirigenti il rispetto del Codice Etico è parte integrante delle condizioni che regolano i rapporti di lavoro e ogni violazione al presente Codice, comporterà l'adozione di provvedimenti disciplinari, proporzionati alla gravità o recidività della mancanza o al grado della colpa, nel rispetto delle disposizioni contenute nei contratti di lavoro applicabili (in Italia della disciplina di cui all'art. 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300). Per quanto riguarda gli altri Destinatari del Codice, la violazione delle disposizioni ivi incluse comporta l’adozione di provvedimenti proporzionati alla gravità o recidività della mancanza o al grado della colpa, sino alla risoluzione dei contratti in essere con gli stessi per giusta causa ovvero per inadempimento dei soggetti pocanzi indicati.

WHISTLEBLOWING

Moleskine crede nella promozione di una cultura aziendale caratterizzata da onestà e trasparenza, anche perché ci rendiamo conto che questi elementi sono cruciali sia nella distinzione che nella salvaguardia del marchio. Come tale, e in linea con il Codice Etico della compagnia, Moleskine fornisce un canale di comunicazione per segnalare qualsiasi comportamento improprio, non sicuro, irregolare o illegale all'interno del luogo di lavoro. Naturalmente Moleskine garantisce la massima riservatezza e discrezione a chiunque riferisca tale comportamento.
Il comportamento irregolare può essere comunicato per posta a Moleskine Srl - Organismo di Vigilanza, Viale Piceno, 17, 20129 Milano, o via e-mail a whistleblowing@moleskine.com.